il caso della Rays di Ancona, + 32% dal 2011
L'azienda distribuisce prodotti monouso di qualità: da un anno la rivoluzione informatica del magazzino, che ha permesso di ottimizzare la gestione, dalla fornitura alla consegna. Produttività aumentata del 15% grazie all'ottimizzazione degli spazi e margine di errore umano ridotto da 1,5% a 0,3% 420 milioni di guanti, 140 milioni di siringhe e 12 milioni di tute protettive distribuiti in un anno. Tutti, rigorosamente, monouso e di ottima qualità. L'azienda Rays, nata nel 1993, ha sede a Osimo (Ancona) e conta 3mila clienti in tutta Italia, tra cui 200 aziende sanitarie locali, distributori e grossisti, e 19 Paesi esteri. Una rete capillare che viene rifornita quotidianamente con il materiale usa e getta, indispensabile per svolgere in sicurezza e igiene il lavoro. La Rays si avvale di 20 dipendenti altamente qualificati, ha un magazzino di 8mila metri quadrati e 1500 metri quadrati di uffici e sale multimediali. «Grazie all'esperienza accumulata in questi anni e alla qualità dei nostri prodotti, che hanno marchi esclusivi, siamo riusciti a crescere in modo costante negli ultimi anni: il fatturato è passato da 20 a 26,5 milioni di euro negli ultimi 3 anni» dice Andrea Marconi, Logistic Manager di Rays.
Il successo e l'aumento degli ordini hanno reso necessario introdurre una gestione più accurata della macchina organizzativa, in cui efficienza e precisione dovevano essere messi al primo posto, riducendo il margine di errori vicino allo zero. «Avevamo la necessità di organizzare il magazzino in modo razionale, controllando con precisione la merce in entrata e in uscita e tracciando con precisione ogni lotto, conoscendone la data di scadenza. Insomma, non era più possibile affidarsi a sistemi in cui l'errore umano avesse una componente troppo forte, tutto doveva essere gestito con precisione» spiega Marconi.
Così è entrata in scena Overlog, azienda friulana esperta in soluzioni di magazzino, che, dopo aver analizzato la situazione, ha elaborato una soluzione ad hoc per migliorarla. Il progetto è partito a luglio 2013 e in pochi giorni ha cambiato il volto del magazzino. «Abbiamo recepito le priorità dell'azienda, elaborando una soluzione ad hoc - afferma Marco Crasnich amministratore e socio di Overlog -. Il cliente aveva l'esigenza di un WMS (Warehouse Management System), ovvero un software per il controllo della movimentazione e lo stoccaggio dei materiali nel magazzino. Prima la Rays disponeva di un software gestionale con customizzazioni che si estendevano anche alla gestione al magazzino. L'unica interfaccia possibile da parte dell'utente però era con i personal computer alla scrivania e questo creava dei grossi problemi: ogni uscita merce dal magazzino veniva segnata a mano sui fogli e poi riportata al computer sul gestionale. In questo modo si verificavano spesso incoerenze e dimenticanze. Anche la merce era posizionata in base a criteri piuttosto casuali, e spesso c'erano delle incongruenze tra il materiale che risultava in magazzino e quello effettivamente disponibile, con problemi nella gestione». Insomma, non conoscendo il materiale stoccato in magazzino, non si poteva procedere in modo spedito per la presa in carico degli ordini e per la gestione delle consegne.
La "rivoluzione informatica" del magazzino di Rays targata Overlog è entrata in funzione senza mai fermare l'attività e anzi, velocizzandola e snellendola da subito. In pochi giorni ha cambiato il volto dell'azienda. Il gestionale già in uso dall'azienda è stato integrato con la Soluzione Logistica Integrata di Magazzino SLIM2k, che è sviluppata e distribuita, in Italia e nel mondo, in esclusiva da Overlog.
Tutti i fornitori si sono adeguati al nuovo sistema stampando loro stessi le etichette con codice a barre identificative della merce. Una sorta di carta d'identità che consente, semplicemente con un lettore laser, di conoscere subito lotto e scadenza. Uno strumento utile per risalire in fretta, ad esempio, a un lotto non conforme o difettato, bloccandolo.
Grazie a questo sistema, l'azienda è riuscita ad ottimizzare la gestione e le risorse: «Dal punto di visto commerciale, tutti gli agenti possono sapere in tempo reale quali merci abbiamo in magazzino, così da gestire con precisione ordini e consegne - dice Andrea Marconi di Rays -. Inoltre possiamo sapere quando un prodotto sta per finire e procedere per tempo con l'ordine, visto che abbiamo tempi di approvvigionamento piuttosto lunghi. Possiamo anche sapere con un certo anticipo la merce in scadenza, proponendo offerte commerciali in tempo utile per smaltirli».
È stata semplificata molto l'operatività del gestionale, disaccoppiando la gestione del magazzino e quella dell'amministrativo, senza più sovrapposizioni. Nel magazzino, dove lavorano due responsabili e 4 operatori, la situazione è sotto controllo: le scaffalature sono piene ed ordinate e sono state inserite logiche di ottimizzazione degli spazi. Anche la logistica della spedizione è stata automatizzata: il documento di trasporto realizzato in automatico indica numero di colli e di bancali e in questo modo c'è garanzia di accuratezza nella spedizione.
Overlog (www.over-log.it): Azienda con sede a Buttrio, provincia di Udine, specializzata nella realizzazione di sistemi avanzati di gestione per la logistica del magazzino. Grazie a una pluriennale esperienza nel settore e a un mix di competenze informatiche e logistiche, Overlog realizza soluzioni logistiche integrate di magazzino che combinano semplicità d'uso, facilità di integrazione con i sistemi gestionali, accessibilità remota e condivisa delle informazioni per la gestione della tracciabilità e ottimizzazione dei flussi logistici aziendali.
Ufficio stampa Overlog: Eo Ipso Srl
